Traduction et révision d’un rapport annuel: conseils pratiques

Une traduction correcte et ponctuelle de votre rapport annuel, rapport d’activité ou rapport financier exige une coordination minutieuse et des partenaires fiables. Planification, traduction, révision: nous vous accompagnons dans tout le processus pour un résultat professionnel en plusieurs langues, toujours prêt à temps.

Nos meilleures pratiques issues de plus de cinquante années d’expérience en traduction et relecture vous garantissent un rapport d’activité réussi. Pour cela, voici les étapes à suivre:

1. Définition du calendrier, de la structure et des groupes cibles

Établissez un planning réaliste, en veillant à conserver suffisamment de temps pour les retours, la traduction et la révision. Définir dès le départ les responsabilités pour chaque étape (compilation des contenus, rédaction des textes, correction, traduction, relecture finale) permet de clarifier le processus et de générer de l’engagement.

Par exemple, il est essentiel de fixer la date à laquelle le service comptable ou l’organe de révision doit avoir préparé les comptes annuels. Il est également judicieux d’informer au plus tôt votre agence de traduction des langues cibles souhaitées, du volume de texte à traduire et à réviser, ainsi que des délais requis. Votre équipe attitrée de traduction et de révision réservera ainsi le temps nécessaire afin de tenir votre calendrier. Plus les textes définitifs sont disponibles tôt, mieux nous pourrons garantir la qualité, la cohérence et le respect des délais, en fonction du volume et de la complexité du rapport annuel.

Définissez la structure, le volume, les contenus, les groupes cibles, les canaux de diffusion et le type de publication (format numérique, support imprimé, etc.). Voici un exemple de structure classique:

• Avant-propos
• À propos de l’entreprise/association, du conseil d’administration, etc.
• Organigramme
• Réalisations au cours de l’exercice
• Compte de résultat/bilan
• Rapport de l’organe de révision
• Objectifs pour l’année à venir
• Mentions légales

Les groupes cibles peuvent être, par exemple, les investisseurs, les membres du personnel, les médias ou la clientèle. Il est important de définir le groupe cible afin d’utiliser un ton, une terminologie et un niveau de technicité adaptés.

2. Préparation du guide de style et de la terminologie

Un petit guide de style fixant les principes essentiels permet de veiller à ce que toutes les personnes impliquées suivent les mêmes règles:

• Tonalité, style (p. ex. voix active plutôt que voix passive)
• Approche de rédaction inclusive
• Typographie (espace avant/après la barre oblique, traitement des unités, dates, pourcentages, guillemets et signes de ponctuation)
• Orthographe des termes techniques, abréviations

L’utilisation d’une terminologie métier, de termes techniques et de désignations homogènes assure une communication claire et précise. À l’inverse, un lexique incohérent peut créer des ambiguïtés qui nuisent à l’efficacité et à la crédibilité de votre message. Lors de la traduction d’un rapport annuel, de comptes annuels ou d’états financiers, un vocabulaire uniforme garantit donc un résultat clair et professionnel.

3. Demande de retours en interne

Sollicitez des retours en interne afin de vérifier le contenu, de corriger les textes et de combler les lacunes. Des délais clairs pour toutes les parties prenantes évitent les retards. Demandez aux personnes d’effectuer des propositions de changement concrètes et de se concentrer sur les contenus, plutôt que sur les préférences stylistiques. Important: attendez que la révision finale soit terminée pour passer aux étapes suivantes (moins d’allers-retours de correction).

4. Mise en page du rapport annuel

La mise en page peut être réalisée en interne ou par des partenaires externes. Veillez à ce que les textes, les tableaux et les graphiques soient correctement formatés afin qu’il y ait la possibilité et la place d’intégrer directement les traductions. Si l’espace est restreint, il est utile d’en informer l’équipe de traduction. Les limitations de caractères seront alors prises en compte dans les formulations.

Votre rapport annuel est conçu sous InDesign? Découvrez comment préparer les textes, les tableaux et les graphiques afin d’optimiser le délai, la qualité et le coût de la traduction:

Traduction InDesign

5. Traduction du rapport annuel

Lorsque les textes et la mise en page sont prêts, il est temps de passer à la traduction et à la révision. Pour garantir la bonne transposition de votre rapport annuel en plusieurs langues, veillez à:

• prendre en compte les textes intégrés dans les images et les graphiques (p. ex. dans les fichiers InDesign);
• communiquer à votre agence de traduction votre guide de style, vos groupes cibles, etc.;
• préciser les éventuelles limitations de caractères.

Conseil de pro: si possible, effectuez la dernière révision du texte original après la traduction. Il n’est pas rare que cette étape fasse apparaître des ambiguïtés ou des possibilités d’amélioration du texte source, qu’il faut alors reformuler. Ces modifications d’une certaine ampleur, qui entraînent des ajustements de la mise en page, doivent être effectuées avant la dernière relecture (deuxième révision). Lors de la révision finale, la maquette du rapport est en place et les professionnels se concentrent sur les corrections absolument nécessaires.

6. Révision du rapport annuel

Les deux étapes de révision suivantes ont fait leurs preuves:

1. Première révision sur le fichier PDF: vérification complète des textes, des chiffres, des tableaux et de la typographie.
2. Deuxième révision après saisie des corrections et création de la maquette définitive: relecture pour éviter les ruptures de style, les erreurs de chiffres ou les incohérences de forme. La mise en page finale est également contrôlée (sauts de ligne, espacements, éléments graphiques, etc.) afin de garantir que tout s’affiche correctement.

7. Impression et envoi du rapport annuel         

Si vous faites imprimer votre rapport annuel, convenez à l’avance des délais avec l’imprimerie. Prévoyez suffisamment de temps pour la validation de l’impression, la production et les éventuelles corrections.

Assurez-vous également que les adresses d’envoi sont correctes et complètes. Définissez clairement le mode et la date d’expédition. Vous éviterez ainsi les retards et votre rapport annuel sera disponible à temps.

En résumé

La traduction professionnelle d’un rapport annuel requiert un processus rigoureux: calendrier, structure, guide de style, retours, traduction, mise en page et révision. En suivant ces étapes pratiques, vous avez l’assurance que votre rapport annuel sera traduit en plusieurs langues avec compétence et dans le respect des échéances.