Jahresbericht übersetzen und Korrektur lesen – praxisnahe Tipps

Damit Sie Ihren Jahresbericht oder Geschäftsbericht pünktlich und korrekt übersetzen lassen können, sind eine umsichtige Koordinierung und zuverlässige Partnerschaften unabdingbar. Wir unterstützen Sie von der Planung über die Übersetzung bis zum Korrektorat – professionell, termingerecht und mehrsprachig.

Wir führen Sie mit unseren Best Practices aus über fünf Jahrzehnten Übersetzungs- und Lektoratserfahrung zum erfolgreichen Geschäftsbericht. So geht’s:

1. Zeitplan, Gliederung und Zielgruppen definieren

Erstellen Sie einen realistischen Zeitplan mit genügend Puffer für Feedback, Übersetzung und Korrektorat. Das frühzeitige Festlegen der Zuständigkeiten für die einzelnen Schritte −  Zusammentragen der Inhalte, Texterstellung, Korrekturschleife, Übersetzung, abschliessendes Lesen − schafft Klarheit und Verbindlichkeit.

Zu koordinieren ist beispielsweise, bis wann die Revisionsstelle bzw. die Buchhaltung den Jahresabschluss parat hat. Ebenso gilt es Ihr Übersetzungsbüro frühzeitig über gewünschte Zielsprachen, Umfang der Übersetzungen und Korrektorate sowie den Zeitplan zu informieren. So können sich Ihre Stammübersetzer:innen sowie Stammlektor:innen Zeit reservieren und den Terminplan einhalten. Je früher die Texte final vorliegen, desto besser lassen sich – abhängig von  Umfang und Komplexität des Jahresberichts – Qualität, Konsistenz und Termine gewährleisten.

Definieren Sie Gliederung, Umfang, Inhalte, Zielgruppen, Publikationskanäle und Publikationsart (digital, Druck etc.). Eine typische Gliederung könnte so aussehen:

• Vorwort
• Über das Unternehmen / Verein / Vorstand
• Organigramm
• Erreichtes im Geschäftsjahr
• Erfolgsrechnung / Bilanz
• Bericht Revisionsstelle
• Ziele für das nächste Jahr
• Impressum

Als Zielgruppe kommen beispielsweise Investor:innen, Mitarbeitende, Medien oder Kundinnen und Kunden in Frage. Die Definition der Zielgruppe ist wichtig, damit der Text den richtigen Ton trifft und die passende Fachsprache bzw. Fachlichkeit verwendet.

2. Sprachleitfaden und Fachterminologie vorbereiten

Ein kurzer Sprachleitfaden, der die wichtigsten Regeln festhält, stellt sicher, dass alle Beteiligten nach denselben Vorgaben arbeiten:

• Tonalität, Stil (z.B. aktiv statt passiv)
• Regeln gendergerechte Sprache
• Typografie (Abstand vor/nach Schrägstrich, Umgang mit Einheiten, Datumsangaben, Prozentzahlen, Anführungs- und Schlusszeichen)
• Schreibweisen für Fachbegriffe, Abkürzungen

Mit einer einheitlichen Verwendung von Fachbegriffen, Bezeichnungen und branchenspezifischer Terminologie sorgen Sie für eine klare und präzise Kommunikation. Inkonsistenzen in der Wortwahl können Missverständnisse hervorrufen, die Effizienz senken und die Glaubwürdigkeit negativ beeinflussen. Eine einheitliche Terminologie ist daher besonders beim Übersetzen eines Jahresberichts, Geschäftsberichts oder Jahresabschlusses entscheidend, um Professionalität und Verständlichkeit sicherzustellen.

3. Feedback inhouse einholen

Führen Sie eine interne Feedbackrunde durch, um Inhalte zu prüfen, Texte zu korrigieren und Lücken zu schliessen. Klare Deadlines für alle Beteiligten verhindern Verzögerungen. Weisen Sie die Personen darauf hin, konkrete Änderungsvorschläge zu machen und sich auf die Inhalte, anstatt auf stilistische Vorlieben zu konzentrieren. Wichtig: Erst wenn die Schlussrevision abgeschlossen ist, folgen die weiteren Schritte (weniger Korrekturschleifen).

4. Jahresbericht layouten

Das Layout kann inhouse oder extern erfolgen. Achten Sie darauf, dass Textlängen, Tabellen und Grafiken korrekt abgebildet werden, damit Übersetzungen direkt übernommen werden können und genügend Platz haben. Ist der Platz dennoch knapp, hilft ein entsprechender Hinweis an die Übersetzer:innen. So können sie beim Formulieren auf die vorgegebene Zeichenbeschränkung Rücksicht nehmen.

Wird Ihr Jahresbericht in InDesign erstellt? Erfahren Sie in unserem Beitrag, wie Sie Texte, Tabellen und Grafiken optimal vorbereiten, damit die Übersetzung schneller, fehlerfrei und kosteneffizient umgesetzt werden kann:

InDesign-Übersetzung

5. Jahresbericht übersetzen 

Stehen der Text und das Layout grundsätzlich, ist es Zeit für die Übersetzung und das Korrektorat. Stellen Sie für Ihren mehrsprachigen Jahresbericht sicher:

• Texte in Bildern und Grafiken (z. B. InDesign-Dateien) ebenfalls berücksichtigen.
• Sprachleitfaden, Zielgruppen etc. dem Übersetzungsbüro zur Verfügung stellen.
• Über Zeichenbeschränkungen informieren.

Insidertipp: Wenn möglich, den Originaltext erst nach der Übersetzung ins letzte Korrektorat geben. Nicht selten ergeben sich bei der aufmerksamen Übersetzung noch Unklarheiten bzw. Verbesserungspotenzial im Ausgangstext, der dann entsprechend umzuformulieren ist. Solche umfangreicheren Textänderungen, die auch Layoutkorrekturen nach sich ziehen, sollten vor der letzten Lesung (zweites Korrektorat) erfolgen. Beim finalen Korrektorat ist der Bericht nämlich schon fixfertig gelayoutet und der Korrektor konzentriert sich nur noch auf die absolut notwendigen Korrekturen.

6. Jahresbericht Korrektur lesen

Bewährt haben sich folgende zwei Korrekturschritte:

1. Erstes Korrektorat im PDF: Umfassende Überprüfung von Text, Zahlen, Tabellen und typografischen Details.
2. Zweites Korrektorat nach Übernahme der Korrekturen und Erstellung des definitiven Layouts: Nochmaliges Lesen, um Stilbrüche, Zahlendreher oder formale Inkonsistenzen zu vermeiden. Dabei sollte auch das fertige Layout geprüft werden, z. B. Zeilenumbrüche, Abstände und grafische Elemente, um sicherzustellen, dass alles korrekt dargestellt wird.

7. Jahresbericht drucken und versenden         

Falls der Jahresbericht gedruckt wird, stimmen Sie Drucktermine frühzeitig mit der Druckerei ab. Berücksichtigen Sie dabei genügend Zeit für Druckfreigabe, Produktion und allfällige Korrekturen.

Stellen Sie zudem sicher, dass die Adressdaten für den Versand korrekt und vollständig aufbereitet sind. Definieren Sie die Versandart sowie den Versandzeitpunkt klar. So vermeiden Sie Verzögerungen und der Jahresbericht erscheint termingerecht.

Fazit

Ein professionell übersetzter Jahresbericht erfordert ein strukturiertes Vorgehen: Zeitplan, Gliederung, Sprachleitfaden, Feedback, Übersetzung, Layout und Korrektorat. Mit diesen praxisnahen Schritten stellen Sie sicher, dass Ihr Jahresbericht kompetent, termingerecht und mehrsprachig übersetzt wird.